Få kontroll på KI og språkverktøy i flerspråklig kommunikasjon

Der KI møter språk, møter dere også regelverket. ClearNord hjelper offentlige og regulerte virksomheter med å styre hvordan ChatGPT, Copilot, maskinoversettelse og andre språkverktøy brukes i oversettelse, dokumentarbeid, publisering og innbyggerkommunikasjon.

Dere får tydelige regler for verktøy og data, krav til menneskelig kvalitetssikring og dokumentasjon, samt en prioritert plan for videre arbeid.

Fastpris. Avgrenset omfang. Dokumenterbare leveranser.

Få den gratis sjekklisten

✓ Bygger på dokumentert erfaring fra offentlig språkdrift i Minnesota, omtalt i en casestudie fra OpenAI og senere nevnt som et offentlig brukseksempel ved lanseringen av ChatGPT Gov.

Dokumentert erfaring og anerkjennelse

Utfordringa

Vet dere hvordan KI og språkverktøy faktisk brukes?

KI og språkverktøy tas ofte i bruk der behovet oppstår: i nettleseren, i Microsoft 365, hos en oversettelsesleverandør eller i den enkelte avdeling.

Problemet oppstår når virksomheten ikke kan dokumentere hvilke verktøy som brukes, hvilket innhold som behandles, hvem som kontrollerer resultatet, og hvilke regler ansatte og leverandører skal følge.

Verktøy tas i bruk før bruken er vurdert

Ansatte kan bruke ChatGPT, Copilot, maskinoversettelse eller andre språkverktøy før formålet, leverandøren og dataflyten er vurdert.

Ledelsen kan da mangle oversikt over hvilke dokumenter og opplysninger som behandles, og hvordan resultatene brukes videre.

Personopplysninger kan havne i feil arbeidsflyt

Dokumenter som skal forstås, bearbeides eller oversettes, kan inneholde personopplysninger, taushetsbelagt informasjon eller annet beskyttelsesverdig innhold.

Uten tydelige regler kan innhold bli behandlet i verktøy eller hos leverandører som ikke er godkjent for formålet.

Menneskelig kontroll kan bli en formalitet

En KI-generert oversettelse kan se overbevisende ut og fortsatt inneholde feil i betydning, terminologi, beløp, datoer, frister eller negasjoner.

Menneskelig kvalitetssikring virker bare når den utføres av noen som behersker språket, forstår innholdet og har et tydelig ansvar for godkjenningen.

Tenester

Fra kartlegging til kontrollert språkdrift

KI- og språkeksponeringsanalyse

Fra uoversiktlig bruk til konkrete regler og en prioritert tiltaksplan

Vi kartlegger hvordan KI og språkverktøy berører én eller flere tydelig avgrensede arbeidsflyter innen oversettelse, dokumentarbeid, publisering eller flerspråklig kommunikasjon.

Analysen er laget for virksomheter som bruker eller vurderer ChatGPT, Copilot, maskinoversettelse eller andre språkverktøy i arbeid med dokumenter og innbyggerrettet innhold.

Dere får

Oversikt over berørte verktøy, dokumenttyper, språk og arbeidsprosesser
Kartlegging av hvordan innhold og opplysninger beveger seg mellom ansatte, systemer og leverandører
Risikoregister med eiere og anbefalte tiltak
Regler for godkjent, begrenset og ikke tillatt bruk
Krav til menneskelig kvalitetssikring og godkjenning
Prioritert 30/60/90-dagers tiltaksplan
Dokumentasjon som kan brukes i videre arbeid med internkontroll, personvern, anskaffelser og implementering

Analysen kan normalt gjennomføres ved hjelp av intervjuer, rutiner, avtaler, prosessinformasjon og anonymiserte eksempler. ClearNord trenger derfor vanligvis ikke å motta innbyggeropplysninger eller andre sensitive dokumenter i den første fasen.

FOR HVEM

Relevant når flere fagområder deler ansvaret

Oppdraget er særlig relevant for offentlige og regulerte virksomheter der KI, dokumenter og flerspråklig kommunikasjon berører flere deler av organisasjonen.

Typiske deltakere er:

Personvernombud og personvernrådgivere
Digitaliserings- og KI-ansvarlige
Kommunikasjons- og publiseringsmiljøer
IT- og informasjonssikkerhetsfunksjoner
Innkjøps- og kontraktsansvarlige
Ledere for helse, velferd, integrering og andre innbyggerrettede tjenester
Fagpersoner med ansvar for oversettelse, tolking eller språklig kvalitet

Dere trenger ikke å vite nøyaktig hvilken tjeneste dere trenger før den innledende samtalen. Vi starter med å avklare én konkret arbeidsflyt eller ett avgrenset problem.

ANDRE AVGRENSDE OPPDRAG

Når kartleggingen ikke er riktig første steg

ClearNord tilbyr også avgrensede oppdrag for virksomheter som allerede kjenner problemet de vil løse.

Tolkeloven-klar 2027

For tjenesteområder med betydelig bruk av tolk

Vi hjelper offentlige virksomheter med å etablere praktiske rutiner for vurdering av tolkebehov, bruk av kvalifisert tolk, dokumentasjon av unntak og skriftlige retningslinjer.

Oppdraget skiller tydelig mellom:

Skriftlig oversettelse
Flerspråklig veiledning
Situasjoner der det kan være nødvendig å bruke tolk

Dere får kartlegging av dagens praksis, forslag til triageflyt, rolle- og ansvarsfordeling, støtte til skriftlige retningslinjer og maler for dokumentasjon.

Kontrollert arbeidsflyt for flerspråklig innhold

Fra plan til testet arbeidsprosess

Vi velger én konkret arbeidsflyt, for eksempel pasientinformasjon, innbyggerbrev, veiledning, nettsideinnhold eller en tilbakevendende dokumenttype.

Deretter etablerer og tester vi en kontrollert prosess for mottak, verktøyvalg, behandling, oversettelse, kvalitetssikring, godkjenning og dokumentasjon.

Dere får en testet arbeidsflyt, tydelige roller, terminologiliste, kvalitetsnotater, dokumentert menneskelig gjennomgang og anbefalinger for videre implementering.

Kvalitetssikret oversettelse og språkdrift

For enkeltoppdrag og tilbakevendende språkbehov

Vi leverer oversettelse, revisjon og språkarbeid med strukturert mottak, terminologikontroll, menneskelig kvalitetssikring og dokumentert levering.

Tjenesten passer for virksomheter som publiserer innbyggerinformasjon, veiledere, skjemaer, rapporter, nettsider eller annet innhold på flere språk.

Vi arbeider med bokmål, nynorsk, engelsk, arabisk og somali. Andre språk leveres etter avtale og tilgjengelig kvalitetssikring.

Vi utvikler også ClearNord Språkverk

Språkverk er en planlagt plattform for kontrollert språkdrift, utviklet for virksomheter som trenger sporbarhet, rollebasert tilgang, menneskelig godkjenning og dokumentasjon i flerspråklige arbeidsprosesser.

Et begrenset antall pilotpartnere tas inn.

SLIK GJENNOMFØRES OPPDRAGET

Fra ett konkret problem til kontrollerbar praksis

1 Vi avgrenser arbeidsflyten

Vi identifiserer dokumenttypene, språkene, verktøyene, leverandørene og fagmiljøene som skal omfattes.

2 Vi kartlegger dagens praksis

Vi gjennomgår hvordan innhold mottas, behandles, oversettes, kontrolleres, godkjennes og dokumenteres.

3 Vi etablerer konkrete kontroller

Dere får regler, roller, behandlingsruter, kvalitetskrav og dokumentasjon som er tilpasset den faktiske arbeidsprosessen.

4 Dere prioriterer videre tiltak

Leveransen avsluttes med en prioritert tiltaksplan. ClearNord kan bistå med implementering, opplæring, pilotering eller løpende språkdrift dersom det er behov for det.

Riktig regelverk for riktig situasjon

Arbeidsflyter for KI, språk og kommunikasjon kan berøre flere regelverk og ansvarsområder. Hvilke krav som er relevante, avhenger av innholdet, formålet og hvordan kommunikasjonen gjennomføres.

Personvern og informasjonssikkerhet

Når dokumenter inneholder personopplysninger, må virksomheten ha kontroll på behandlingsgrunnlag, leverandører, avtaler, tilgang, lagring, overføringer og sikkerhet.

Språklova

Språklova stiller blant annet krav til klart og korrekt språk og regulerer offentlige organers ansvar for bokmål, nynorsk og øvrige språk som omfattes av loven.

Loven er ikke en generell plikt til å oversette innhold til alle minoritetsspråk.

Tolkeloven

Tolkeloven gjelder bruk av tolk i offentlig sektor. Den regulerer ikke ordinær skriftlig dokumentoversettelse.

Virksomheten må derfor kunne skille mellom skriftlig oversettelse, flerspråklig veiledning og situasjoner der kommunikasjonen krever tolk.

Kommende norsk KI-lov

Norge arbeider med å innføre EUs KI-regelverk gjennom EØS-avtalen og norsk rett. Virksomheter kan forberede seg ved å kartlegge KI-bruk, ansvar, risikonivå, kompetanse og nødvendig dokumentasjon.

ClearNord gir praktisk og operasjonell bistand. Vi erstatter ikke juridiske vurderinger fra virksomhetens jurister, personvernombud eller eksterne advokater.

ERFARINGEN BAK CLEARNORD

En prøvd driftsmodell fra offentlig sektor

Før han grunnla ClearNord, etablerte og ledet Adam Taha Enterprise Translations Office for delstaten Minnesota.

Den sentraliserte oversettelsesfunksjonen betjente mer enn 25 offentlige etater og gjorde tjenestene tilgjengelige for over 50 000 offentlig ansatte.

Resultatene kom ikke fra ett bestemt KI-verktøy. De kom fra en kontrollert driftsmodell med:

Ett tydelig mottak
Prioritering og ruting
Terminologikontroll
Menneskelig kvalitetssikring
Navngitt godkjenning
Dokumentert levering

KI ble brukt som støtte der det var forsvarlig og nyttig. Språkeksperter beholdt ansvaret for betydning, kontekst, terminologi og endelig levering.

Arbeidet ble omtalt i en casestudie fra OpenAI og senere nevnt som et offentlig brukseksempel ved lanseringen av ChatGPT Gov.

ClearNord bruker de samme driftsprinsippene i Norge, tilpasset norske arbeidsprosesser, språkbehov, data og relevante krav.

Dokumentert driftsmessig effekt

Det som tidligere tok uker, kunne ofte leveres på under 48 timer. Hasteoppdrag kunne fullføres på få timer.

Anslått verdi gjennom besparelser og leveranser de to første årene: 3,9 millioner dollar

Offentlig skala, menneskelig kontroll

Mer enn 25 offentlige etater og over 50 000 offentlig ansatte fikk tilgang til en felles oversettelsesfunksjon.

Selv når KI støttet arbeidet, beholdt språkeksperter ansvaret for kvalitet, kontekst, godkjenning og endelig levering.

HVORFOR CLEARNORD

Spesialist på ett konkret skjæringspunkt

ClearNord arbeider der KI, språkverktøy, dokumenter, data og menneskelig ansvar møtes.

Praktiske leveranser

Vi leverer risikoregistre, regler, arbeidsflyter, rollefordeling og tiltaksplaner som kan tas i bruk etter at oppdraget er avsluttet.

Uavhengig av én leverandør

Arbeidsflyten bygges ikke rundt én bestemt KI-modell, oversettelsesmotor eller teknologileverandør. Målet er at virksomheten skal beholde kontrollen når verktøyene endres.

Offentlig operativ erfaring

Tilnærmingen bygger på erfaring med å etablere og drive en sentralisert, KI-støttet språkfunksjon i offentlig sektor.

SJEKKLISTE

Start med 15 spørsmål

Er dere usikre på hvor KI og språkverktøy brukes, hvilke opplysninger som behandles eller hvem som kontrollerer resultatene?

Sjekklisten inneholder 15 spørsmål som kan hjelpe dere med å identifisere områder som bør undersøkes nærmere.

Den utfylte versjonen forklarer:

Har dere én arbeidsflyt som bør være bedre kontrollert?

Avtal en uforpliktende samtale på 30 minutter.

Vi avklarer hvordan KI og språkverktøy berører en konkret arbeidsflyt hos dere, hvem som eier problemet internt, og om et avgrenset ClearNord-oppdrag kan være relevant.

Dere trenger ikke å sende dokumenter eller personopplysninger før samtalen.