Risikovurdering av KI- og språkverktøy
Et dokumentert grunnlag for beslutninger og tiltak
ClearNord kartlegger hvordan KI- og språkverktøy brukes i oversettelse, dokumentarbeid og flerspråklig kommunikasjon. Dere får oversikt over verktøybruk, dataflyt, kvalitetssikring og ansvar, med anbefalinger om hvilke tiltak dere bør prioritere.
Når passer analysen?
Oppdraget passer for offentlige virksomheter som bruker eller vurderer KI- og språkverktøy, og som trenger en samlet oversikt over bruken og hvordan den følges opp.
- Bruken er uoversiktlig. Ansatte bruker ulike verktøy til oversettelse, sammendrag eller tekstutkast, uten felles rutiner eller en samlet oversikt.
- Dataflyten er uklar. Dere trenger å avklare hvilke opplysninger som behandles, hvor innhold sendes, og hvilke leverandørvilkår som gjelder.
- Kontrollen varierer. Det er uklart hvordan resultatene kvalitetssikres, hvem som godkjenner bruken, og hvordan avvik følges opp.
Vurderingen tar utgangspunkt i skriftlig innhold og dokumentarbeid, inkludert oversettelse og KI-støttede arbeidsprosesser.
Dette får dere
Dere får en skriftlig sammenstilling av funn, vurderinger og anbefalinger. Leveransene tilpasses arbeidsprosessene vi avtaler å undersøke.
-
Oversikt over verktøybruk og dataflyt
En beskrivelse av arbeidsoppgaver, verktøy, dokumenttyper og språk, og hvordan innhold beveger seg mellom ansatte, systemer og leverandører. Uavklarte forhold synliggjøres.
-
Risikoregister
Oversikt over identifiserte risikoer, vurdert sannsynlighet og konsekvens, eksisterende kontroller og anbefalte tiltak innenfor det avtalte omfanget.
-
Forslag til rammer for verktøybruk
En bruksmatrise med anbefalinger om hvilke oppgaver verktøyene kan brukes til, hvilke begrensninger som trengs, og hva som må avklares før bruk. Virksomheten beslutter hva som godkjennes.
-
Kontrollpunkter for kvalitet og godkjenning
Forslag til når innhold skal kontrolleres av en fagperson, hvordan kontrollen dokumenteres, og hvem som godkjenner innholdet før det tas i bruk.
-
Rolle- og ansvarsfordeling
Forslag til hvem som følger opp verktøybruken, kontrollerer innholdet, håndterer avvik og har ansvar for beslutninger og videre tiltak.
-
Tiltaksplan for 30, 60 og 90 dager
En prioritert plan med anbefalte tiltak, foreslått ansvar og rekkefølge, slik at dere kan planlegge oppfølgingen etter at analysen er levert.
Funn og anbefalinger gjennomgås i et avsluttende møte. Beslutninger om godkjent bruk og gjennomføring av tiltak tas av virksomheten.
Et avgrenset oppdrag med tydelig fremdrift
Et typisk oppdrag tar 3–4 uker. Fastpris avtales før oppstart, basert på omfang. Ingen løpende timepris.
Et eksempel på omfang
- Inntil to avgrensede arbeidsprosesser.
- Inntil seks intervjuer på opptil 45 minutter.
- Gjennomgang av avtalte rutiner, leverandøravtaler og dokumenteksempler.
- Oppstartsmøte og avsluttende gjennomgang.
Tilbudet angir hvilke dokumenter, språk, verktøy og leverandører som inngår. Eventuelle tillegg avtales og prises skriftlig.
Deres deltakelse
Dere stiller med én kontaktperson og medarbeidere som kjenner arbeidsprosessene. Vi avtaler hvilke rutinebeskrivelser, avtaler og eksempler som skal gjennomgås.
Kommunikasjon, IT, informasjonssikkerhet, personvern og innkjøp involveres etter behov. Dere bidrar også med tilbakemeldinger på faktagrunnlaget og deltar i den avsluttende gjennomgangen.
Slik gjennomføres analysen
-
Avklare omfanget
Vi avklarer hvilke arbeidsprosesser vurderingen skal omfatte, hvilke spørsmål dere trenger svar på, og hvem som bør delta.
-
Kartlegge praksis og dataflyt
Vi gjennomfører avtalte intervjuer og dokumentgjennomganger og beskriver verktøybruk, dataflyt og eksisterende kontrollpunkter.
-
Vurdere risiko og tiltak
Vi sammenstiller funnene, avklarer faktagrunnlaget med dere og utarbeider forslag til tiltak og ansvarsfordeling.
-
Gjennomgå leveransene
Dere får en samlet gjennomgang av funn, anbefalinger og tiltaksplan før dere tar stilling til videre oppfølging.
Fremdriften forutsetter at avtalte fagpersoner og dokumenter er tilgjengelige. Tilbudet angir avtaleperiode og samlet pris, inkludert eventuelle opsjoner.
Rammer og ansvar
Vurderingen gjelder de arbeidsprosessene vi avtaler å undersøke, og bygger på tilgjengelig dokumentasjon og opplysninger fra virksomheten. Uavklarte forhold og behov for videre undersøkelser synliggjøres i leveransene.
Oppdraget omfatter ikke juridiske utredninger, en fullstendig vurdering av personvernkonsekvenser (DPIA), teknisk sikkerhetsrevisjon, programvareutvikling, anskaffelse eller teknisk implementering av nye systemer. Gjennomføring av tiltak og oversettelse av større innholdsmengder inngår heller ikke i analysen.
Virksomheten har ansvar for beslutninger og formell godkjenning. Personvernombudet gir uavhengige råd og kontrollerer etterlevelsen av personvernregelverket. Informasjonssikkerhetsfunksjonen kan bidra med vurderinger av sikkerhetskrav og risiko. ClearNords anbefalinger erstatter ikke virksomhetens egne juridiske vurderinger.
Kartleggingen kan som regel baseres på intervjuer, rutinebeskrivelser, avtaler og anonymiserte eller konstruerte eksempler. Dere trenger derfor vanligvis ikke å dele personopplysninger fra saksbehandlingen eller taushetsbelagte dokumenter.
Dersom tilgang til reelt innhold blir nødvendig, avtaler vi tilgang, lagring og sletting før materialet deles. Ved deling av personopplysninger avklarer virksomheten behandlingsgrunnlaget, og partenes roller avklares på forhånd. En databehandleravtale inngås før materialet deles når ClearNord skal behandle personopplysninger på vegne av virksomheten.
Trenger dere oversikt før dere går videre?
Be om en uforpliktende samtale på 30 minutter. Vi avklarer hvilke arbeidsprosesser dere vil se nærmere på, hvem som bør delta fra virksomheten, og om en risikovurdering passer behovet.
Dere trenger ikke å sende dokumenter eller personopplysninger fra virksomhetens saksbehandling før samtalen.
