Tolkeloven-klar 2027
Tydelige rutiner for bruk av tolk
ClearNord hjelper offentlige virksomheter med å avklare når tolk er nødvendig, hvordan tolk bestilles, og hvem som har ansvar for vurderinger og dokumentasjon. Dere får et praktisk grunnlag for å forbedre rutinene og utarbeide eller oppdatere skriftlige retningslinjer.
Når passer oppdraget?
Oppdraget passer for kommuner, direktorater og andre offentlige organer som bruker tolk jevnlig og trenger en mer ensartet praksis på tvers av ansatte eller tjenesteområder.
- Behovet vurderes ulikt. Ansatte er usikre på når de skal bruke tolk, og hvem som tar beslutningen.
- Bestillingsrutinene er uklare. Det mangler en felles fremgangsmåte for bestilling, kontroll av kvalifikasjoner eller oppfølging av avvik.
- Retningslinjene trenger en gjennomgang. De mangler, er utdaterte eller gir for lite støtte i det daglige arbeidet.
Dere trenger ikke å ha kartlagt utfordringene på forhånd. Den innledende samtalen avklarer hva det er mest nyttig å undersøke.
Dette får dere
Leveransene tilpasses tjenesteområdene og rutinene vi blir enige om å gjennomgå.
-
Oversikt over dagens praksis
En samlet beskrivelse av hvordan behov vurderes, tolk bestilles og bruken dokumenteres, med oversikt over uklarheter og forbedringsbehov.
-
Fremgangsmåte for behovsvurdering
Et praktisk forslag til hvordan ansatte kan vurdere behovet for tolk, og hvem som tar beslutningen. Vi tydeliggjør skillet mellom skriftlig oversettelse, flerspråklig veiledning og tolking.
-
Rutine for bestilling og kvalifikasjonskontroll
Forslag til hvordan bestilling, kontroll av tolkens kvalifikasjoner og oppfølging av avvik kan håndteres innenfor virksomhetens avtaler og rutiner.
-
Tydelig rollefordeling
En oversikt over hvem som vurderer behov, bestiller tolk, følger opp bruken og godkjenner virksomhetens rutiner.
-
Grunnlag for skriftlige retningslinjer
Forslag til innhold og forbedringer i retningslinjer etter tolkeloven § 9, med rutiner for bestilling, situasjoner med plikt til å bruke tolk og veiledning i bruk av tolk og fjerntolking.
-
Dokumentasjonsmaler og videre tiltak
Enkle maler for vurderinger, eventuelle unntak og avvik, samt en prioritert oversikt over tiltak virksomheten bør følge opp.
Faglig utgangspunkt for retningslinjene: IMDis veiledning om retningslinjer for bruk av tolk.
Et avgrenset oppdrag med tydelig fremdrift
Et typisk oppdrag gjennomføres på tre uker. Omfang, leveranser, fremdrift og fastpris avtales skriftlig før oppstart.
Et eksempel på omfang
- Inntil tre tjenesteområder.
- Inntil fem intervjuer på opptil 45 minutter.
- Gjennomgang av inntil tre rutiner eller retningslinjer.
- Oppstartsmøte og avsluttende gjennomgang.
Tilbudet angir hva som inngår i deres oppdrag. Eventuelle tillegg avtales og prises skriftlig.
Deres deltakelse
Dere stiller med én kontaktperson, deler relevante rutinebeskrivelser og avtaler og setter av tid til intervjuer og gjennomgang.
Vi involverer medarbeidere som kjenner praksisen, og den som har ansvar for å godkjenne rutinene. Juridisk kompetanse, personvernombud og informasjonssikkerhetsansvarlige kan trekkes inn ved behov.
Eksempel på fremdrift
-
Uke 1
Kartlegging
Vi gjennomgår avtalte rutiner og intervjuer medarbeidere som kjenner praksisen.
-
Uke 2
Forslag til forbedringer
Vi utarbeider forslag til arbeidsprosess, rollefordeling, dokumentasjon og innhold i retningslinjene.
-
Uke 3
Gjennomgang og overlevering
Vi går gjennom leveransene sammen og avklarer hvilke tiltak virksomheten bør følge opp.
Fremdriften forutsetter at avtalte fagpersoner og dokumenter er tilgjengelige. Tilbudet angir avtaleperiode og samlet pris, inkludert eventuelle opsjoner.
Rammer og ansvar
ClearNord gir praktiske råd om rutiner, arbeidsprosesser og ansvar. Oppdraget omfatter ikke juridiske utredninger, en fullstendig vurdering av personvernkonsekvenser (DPIA), levering eller formidling av tolketjenester, anskaffelse eller teknisk implementering av nye systemer, programvareutvikling eller teknisk sikkerhetsrevisjon.
Virksomheten har ansvar for egne beslutninger, retningslinjer og etterlevelse av regelverket. Dere vurderer og godkjenner forslagene før de tas i bruk. Leveransene gir støtte til dette arbeidet og innebærer ingen juridisk godkjenning av virksomhetens praksis.
Kartleggingen kan normalt baseres på intervjuer, rutinebeskrivelser, avtaler og anonymiserte eller konstruerte eksempler. Dere trenger derfor vanligvis ikke å dele personopplysninger fra saksbehandlingen eller taushetsbelagte dokumenter.
Dersom tilgang til reelt innhold blir nødvendig, avklarer vi behovet og avtaler tilgang, lagring og sletting før materialet deles. Ved deling av personopplysninger avklarer virksomheten behandlingsgrunnlaget, og partenes roller avklares på forhånd. En databehandleravtale inngås før materialet deles når ClearNord skal behandle personopplysninger på vegne av virksomheten.
Vil dere få tydeligere rutiner for bruk av tolk?
Be om en uforpliktende samtale på 30 minutter. Sammen avklarer vi behovet, hvilke tjenesteområder som bør inngå, og hvem som bør delta fra virksomheten.
Dere trenger ikke å sende dokumenter eller personopplysninger fra saksbehandlingen før samtalen.
