Arkivlova, arkivforskrifta og bevaringsforskrifta

Kort oversikt

Arkivlova regulerer hvordan offentlige organer skal forvalte dokumentasjon som blir til som ledd i virksomheten. Formålet er blant annet å sikre etterprøvbar offentlig forvaltning, rettssikkerhet, kontroll og tilgang til dokumentasjon over tid.

Den nye arkivlova, arkivforskrifta og bevaringsforskrifta trådte i kraft 1. januar 2026. Regelverket omfatter dokumentasjon uavhengig av format og teknisk løsning. Det kan derfor gjelde dokumentasjon i fagsystemer, databaser, samhandlingsløsninger og arbeidsprosesser der kunstig intelligens brukes.

Når KI brukes til å utarbeide, oversette, oppsummere, transkribere eller analysere materiale i en sak, må virksomheten vurdere hvilken dokumentasjon som er nødvendig for å vise hvordan saken ble behandlet, hvilke opplysninger som ble brukt, og hvordan resultatet ble kontrollert. Det betyr ikke at enhver ledetekst eller ethvert midlertidig KI-resultat automatisk skal arkiveres. Vurderingen avhenger av innholdet, funksjonen og om opplysningene allerede er sikret på annen måte.

Arkivforskrifta gir nærmere regler om blant annet dokumentasjonsplaner, informasjonssystemer, metadata, journalføring, sporbarhet og vedlikehold av digitale arkiver. Bevaringsforskrifta fastsetter hvilken dokumentasjon som skal bevares for ettertiden. Den etablerer ikke i seg selv en plikt til å skape dokumentasjon.

Når et offentlig organ overlater lovpålagte oppgaver til en privat leverandør, skal organet etter arkivlova § 7 sørge for at arkivreglene følges under oppdraget, og at nødvendig dokumentasjon overføres til organet når leverandøren ikke lenger trenger eller har rett til å oppbevare den.

Hva regulerer dette

Arkivlova fastsetter offentlige organers overordnede ansvar for å forvalte dokumentasjon som arkiv. Dokumentasjonen skal sikres slik at informasjon ikke går tapt, opphavet er kjent, sammenhengen er forståelig, innholdet beskyttes mot uautoriserte endringer og materialet forblir tilgjengelig.

Arkivforskrifta utdyper blant annet hvilke opplysninger som skal forvaltes som arkiv, krav til informasjonssystemer, metadata, journalføring, dokumentasjonsplaner og vedlikehold av digitale arkiver.

Bevaringsforskrifta bestemmer hvilken dokumentasjon som skal bevares for ettertiden, og gir rammer for kassasjon og langtidsbevaring.

Hvem berøres

Leverandør til offentlig sektor

Offentlig sektor

Hvorfor det har praktisk betydning

Bruk av KI endrer ikke virksomhetens dokumentasjons- og arkivansvar. Dersom KI brukes til å utarbeide beslutningsgrunnlag, oppsummere dokumenter, oversette henvendelser, transkribere møter eller støtte saksbehandling, må virksomheten kunne vurdere hvilken dokumentasjon som er nødvendig for å forstå og etterprøve prosessen.

Virksomheten må også sikre at informasjonssystemene støtter gjenfinning, metadata, sporbarhet, kontrollert eksport og beskyttelse mot uautoriserte endringer. Dette bør avklares før KI- eller språkverktøy tas i ordinær bruk.

Ikke alle ledetekster, mellomresultater eller KI-genererte utkast skal nødvendigvis arkiveres. Det avgjørende er blant annet om materialet dokumenterer saksbehandling, oppgaveløsning, rettigheter, plikter eller andre vesentlige forhold.

Sentrale krav og forpliktelser

Forvalte dokumentasjon som blir til som ledd i virksomheten, slik at informasjon ikke går tapt og kan forstås og etterprøves over tid.
Vurdere dokumentasjonens innhold og funksjon, ikke bare formatet eller hvilket system som skapte den.
Ha en oppdatert dokumentasjonsplan som viser hvordan virksomheten oppfyller kravene i arkivregelverket.
Ha oversikt over dokumentasjonen som skapes, informasjonssystemene som brukes, og hvor arkivene oppbevares.
Sikre nødvendige metadata, sporbarhet, gjenfinning og beskyttelse mot uautoriserte endringer i systemer som inneholder arkivpliktig dokumentasjon.
Journalføre dokumenter når vilkårene for journalføring er oppfylt.
Fastsette og dokumentere regler for bevaring og kassasjon.
Bevare dokumentasjon som omfattes av bevaringsforskrifta, og ikke kassere materiale uten nødvendig rettslig grunnlag.
Sørge for at arkivkrav følges når private leverandører utfører lovpålagte oppgaver på vegne av et offentlig organ.
Sørge for at nødvendig dokumentasjon tilbakeføres når leverandøren ikke lenger trenger eller har rett til å oppbevare den.
Kontrollere gjeldende overgangsregler før arkiver eller arkivverdig dokumentasjon lagres eller føres ut av Norge, fordi arkivlova § 11 ennå ikke er satt i kraft.

Hva virksomheten kan vurdere å dokumentere

Kartlegg hvor KI, maskinoversettelse, talegjenkjenning og automatisert oppsummering brukes i dokument- og saksflyten.
Vurder hvilke inndata, utdata, godkjenninger, endringer og kontrollhandlinger som må dokumenteres for å gjøre arbeidsprosessen etterprøvbar.
Oppdater dokumentasjonsplanen med KI-systemer, språkverktøy, skytjenester og andre løsninger som skaper eller behandler dokumentasjon.
Definer når et KI-generert utkast blir et saksdokument eller annen dokumentasjon som skal forvaltes som arkiv.
Etabler rutiner for metadata, versjonshistorikk, menneskelig godkjenning og kobling mellom KI-resultater og den aktuelle saken.
Kontroller at systemene støtter gjenfinning, sporbarhet, kontrollert eksport og langtidsbevaring i egnede formater.
Avklar arkivansvar, eierskap, eksportformat og tilbakeføring av dokumentasjon i avtaler med leverandører.
Samordne arkivrutiner med krav til informasjonssikkerhet, personvern, taushetsplikt og innsyn.
Dokumenter kriteriene som brukes for å avgjøre hva som skal arkiveres, bevares eller kasseres.
Følg Nasjonalarkivets videre arbeid med en mer omfattende revisjon av bevaringsreglene.

Se også i regelverkskartet

KI Norge: Veiledning for ansvarlig utvikling og bruk av kunstig intelligens i offentlig sektor

Kilder og videre lesning

Lenkene peker til eksterne kilder. Kontroller gjeldende tekst og status for bruk i eget arbeid.

Opplysningene er generell informasjon og ikke juridisk rådgivning. Hvilke krav som gjelder, må vurderes ut fra virksomhetens sektor, rolle, opplysninger og konkrete bruk av teknologi.