Personvernerklæring

Sist oppdatert: 25. mai 2026

Gjeldende fra: 17. mai 2026

Versjon: 1.0

1. Innledning

ClearNord AS respekterer ditt personvern og er forpliktet til å beskytte personopplysninger.

Denne personvernerklæringen forklarer hvilke personopplysninger vi samler inn, hvorfor vi samler dem inn, hvordan vi bruker dem, hvem vi deler dem med, hvor lenge vi oppbevarer dem, og hvilke rettigheter du har.

ClearNord behandler personopplysninger i to ulike roller:

• Som behandlingsansvarlig: Når vi bestemmer formålet med og midlene for behandlingen av personopplysningene. Dette gjelder for besøkende på nettsiden, personer som kontakter oss, personer som booker møter, forretningsforbindelser, leverandører, oppdragstakere og kunderepresentanter.

• Som databehandler: Når vi behandler personopplysninger på vegne av en kunde. Dette kan skje når en kunde sender oss dokumenter eller informasjon for oversettelse, gjennomgang av språklig etterlevelse, rådgivning innen KI-styring eller relaterte tjenester. I disse tilfellene forblir kunden behandlingsansvarlig, og ClearNord opptrer i henhold til en databehandleravtale.

Denne erklæringen beskriver hovedsakelig våre aktiviteter som behandlingsansvarlig. Våre aktiviteter som databehandler er oppsummert i punkt 11.

2. Hvem vi er

ClearNord AS

Forretningsadresse: Karl Johans gate 25, 0159 Oslo, Norge

Organisasjonsnummer: 936 547 435

Kontaktperson for personvern: privacy@clearnord.no

Generell kontakt: support@clearnord.no

ClearNord AS er behandlingsansvarlig for behandlingen som beskrives i denne erklæringen, med mindre annet er oppgitt.

3. Hvilke personopplysninger vi samler inn

Vi samler kun inn personopplysninger som er nødvendige for de formålene som beskrives i denne erklæringen.

Besøkende på nettsiden

Når du besøker clearnord.no, kan vi behandle:

• IP-adresse

• Nettlesertype og enhetsinformasjon

• Besøkte sider

• Henvisnings-URL (Referrer URL)

• Tid og dato for besøket

• Valg av informasjonskapselsamtykke (cookie-samtykke)

• Grunnleggende sikkerhetslogger for nettsiden

Vi bruker Matomo til nettsideanalyse og Complianz til håndtering av informasjonskapselsamtykke. Mer informasjon er tilgjengelig i vår erklæring om informasjonskapsler (Cookie Policy).

Kontaktskjemaer, e-post og møtebookinger

Når du kontakter oss eller booker et møte, kan vi behandle:

• Navn

• E-postadresse

• Organisasjon

• Rolle eller tittel

• Telefonnummer, dersom det oppgis

• Innholdet i meldingen

• Dato, tidspunkt og tidssone for møtet

• Informasjon du oppgir i bookingskjemaet

Vi bruker Cal.eu til møtebooking. Møter avholdes gjennom Microsoft Teams. Vi bruker Microsoft 365-tjenester til e-post, møter, dokumenter, samhandling og intern drift.

Forretningsforbindelser og potensielle kunder

Vi kan behandle:

• Navn

• E-postadresse på jobb

• Telefonnummer på jobb, dersom det er oppgitt eller offentlig tilgjengelig

• Arbeidsgiver og rolle

• LinkedIn eller offentlig profesjonell profil, dersom det er relevant

• Notater fra møter eller samtaler

• Kommunikasjonshistorikk

Denne informasjonen kan komme direkte fra deg, offentlige profesjonelle kilder, henvisninger, arrangementer eller vanlig forretningskommunikasjon.

Kunder og kundekontakter

For kunder og kunderepresentanter kan vi behandle:

• Navn

• E-postadresse på jobb

• Telefonnummer på jobb

• Rolle eller tittel

• Organisasjonsopplysninger

• Kontrakts- og prosjektinformasjon

• Fakturaopplysninger

• Kommunikasjonshistorikk

• Tjenesteleveransehistorikk

Personopplysninger som finnes i kundedokumenter håndteres i egenskap av vår rolle som databehandler, som beskrevet i punkt 11.

Leverandører og oppdragstakere

For leverandører, oppdragstakere, korrekturlesere, rådgivere og tjenesteleverandører kan vi behandle:

• Navn

• Kontaktopplysninger

• Rolle eller selskap

• Kontraktsopplysninger

• Faktura- og betalingsinformasjon

• Kommunikasjonshistorikk

Jobbsøkere

Dersom vi rekrutterer ansatte eller oppdragstakere, kan vi behandle søknadsrelatert informasjon som CV-er, søknader, kontaktopplysninger, referanser, intervjuenotater og relaterte rekrutteringsdokumenter. Vi kan gi en egen personvernerklæring for søkere i forbindelse med ansettelser.

4. Hvorfor vi bruker personopplysninger

Vi behandler personopplysninger for følgende formål:

• Å drifte, sikre og forbedre nettsiden vår

• Å besvare henvendelser

• Å avtale møter

• Å levere tjenester til kunder

• Å administrere kundeforhold

• Å utarbeide kontrakter, tilbud og fakturaer

• Å administrere leverandører og oppdragstakere

• Å oppfylle regnskaps-, skatte-, rettslige og regulatoriske forpliktelser

• Å ivareta våre rettigheter og forsvare oss mot rettslige krav

• Å håndtere samtykker og preferanser for informasjonskapsler

• Å forstå grunnleggende bruk av nettsiden gjennom personvernnøytral analyse

Vi selger ikke personopplysninger.

Vi deler ikke personopplysninger med annonsenettverk.

Vi bruker ikke kundedata til å trene opp KI-modeller for generelt videresalg.

5. Rettslig grunnlag for behandlingen

Vi behandler personopplysninger med grunnlag i følgende bestemmelser i personvernforordningen (GDPR):

• Avtale eller prekontraktuelle tiltak: Når vi besvarer henvendelser, utarbeider tilbud, leverer tjenester, administrerer møter eller samarbeider med leverandører og oppdragstakere.

• Rettslig forpliktelse: Når vi må oppbevare regnskapsdokumentasjon, besvare lovlige pålegg eller etterleve skatte- og regulatoriske krav.

• Berettiget interesse: Når vi drifter og sikrer nettsiden vår, administrerer forretningskontakter, kommuniserer med organisasjoner, vedlikeholder dokumentasjon og beskytter våre juridiske interesser.

• Samtykke: Der dette er påkrevd, for eksempel for ikke-nødvendige informasjonskapsler, visse analyseinnstillinger eller direkte markedsføring der samtykke kreves.

Du kan trekke tilbake ditt samtykke når som helst dersom behandlingen er basert på samtykke.

6. Analyse og informasjonskapsler

ClearNord bruker Matomo Cloud til nettsideanalyse og Complianz til håndtering av informasjonskapselsamtykke.

Matomo er konfigurert i informasjonskapselløs modus (cookieless mode), og IP-anonymisering er aktivert. Vi bruker Matomo for å forstå grunnleggende bruk av nettsiden, som sidebesøk og trafikkmønstre. Vi bruker ikke analyse til annonsering, atferdsprofilering eller sporing på tvers av nettsteder.

Complianz brukes til å administrere samtykke for informasjonskapsler og relatert informasjon. Dokumentasjon på samtykke lagres lokalt på vår nettside.

Detaljer om informasjonskapsler, analysekonfigurasjon, samtykke og hvordan du endrer dine valg finnes i vår erklæring om informasjonskapsler (Cookie Policy).

7. Tjenesteleverandører

Vi bruker pålitelige tjenesteleverandører for å drifte nettsiden og virksomheten vår.

Disse inkluderer:

Der det er påkrevd, er disse leverandørene bundet av avtaler som begrenser hvordan de kan behandle personopplysninger.

Vi selger ikke personopplysninger. Vi deler ikke personopplysninger med annonsenettverk. Vi bruker ikke kundedata til å trene opp KI-modeller for generelt videresalg.

8. Internasjonale dataoverføringer

ClearNords standard tilnærming er å bruke tjenester som er basert i eller konfigurert for EU/EØS der det er praktisk mulig.

Vår Microsoft 365-tenant er konfigurert med Norge som dataregion. Cal.eu brukes til møtebooking, og Microsoft Teams brukes til selve møteavviklingen. Matomo Cloud brukes til analyse i informasjonskapselløs modus med IP-anonymisering aktivert. Complianz-samtykkedokumentasjon lagres lokalt på nettsiden vår.

Noen tjenesteleverandører kan være en del av internasjonale konsern eller involvere brukerstøtte, teknisk tilgang eller behandling fra steder utenfor EØS. Dersom personopplysninger overføres ut av EØS, benytter vi egnede garantier i henhold til kapittel V i GDPR, som beslutninger om tilstrekkelig beskyttelsesnivå, EUs standardkontrakter (Standard Contractual Clauses), EU-U.S. Data Privacy Framework der det er aktuelt, eller andre lovlige overføringsmekanismer.

9. Datasikkerhet

Vi bruker tekniske og organisatoriske tiltak utformet for å beskytte personopplysninger.

Dette inkluderer:

• Tilgangsstyring

• Prinsippet om minste mulige tilgang (least-privilege access)

• Flerfaktorautentisering der det støttes

• Kryptering under overføring

• En Microsoft 365-tenant konfigurert med Norge som dataregion

• Microsoft Teams for møter

• SharePoint, Microsoft Lists, Microsoft Forms, Power Automate, Outlook og OneDrive for kontrollerte operative arbeidsprosesser

• Kontrollert dokumenthåndtering

• Interne tilgangsbegrensninger

• Evaluering av tjenesteleverandører

• Rutiner for sikkerhetskopiering og gjenoppretting

• Prosedyrer for hendelseshåndtering

Dersom vi blir oppmerksomme på et brudd på personopplysningssikkerheten som medfører en risiko for enkeltpersoners rettigheter og friheter, vil vi håndtere hendelsen i samsvar med kravene i GDPR, inkludert varsling til Datatilsynet og de berørte personene der det er påkrevd.

10. Hvor lenge vi oppbevarer personopplysninger

Vi oppbevarer personopplysninger kun så lenge det er nødvendig for de formålene som er beskrevet i denne erklæringen, med mindre lengre oppbevaringstid er påkrevd ved lov.

Typiske oppbevaringsperioder inkluderer:

• Sikkerhetslogger for nettsiden: Opptil 90 dager

• Dokumentasjon på informasjonskapselsamtykke: Opptil 2 år

• Henvendelser og møtedokumentasjon: Opptil 2 år fra siste kontakt

• Forretningskontakter: Opptil 3 år fra siste meningsfulle kontakt, med mindre du protesterer mot behandlingen tidligere

• Kundekontrakter og regnskapsdokumentasjon: I henhold til kravene i den norske regnskaps- og bokføringslovgivningen

• Leverandør- og oppdragstakerdokumentasjon: Så lenge det er nødvendig for kontraktsmessige, regnskapsmessige og juridiske formål

• Rekrutteringsdokumentasjon: Normalt opptil 6 måneder etter at ansettelsesprosessen er avsluttet, med mindre du samtykker til lengre oppbevaring

Kundens prosjektdata håndteres i samsvar med den relevante kontrakten og databehandleravtalen.

11. Kundedokumenter og rollen som databehandler

Når ClearNord behandler kundedokumenter eller prosjektinformasjon på vegne av en kunde, er kunden normalt behandlingsansvarlig og ClearNord er databehandler.

Dette kan inkludere dokumenter som sendes til oss for:

• Rådgivning innen KI-styring

• Implementeringsplanlegging for ansvarlig KI

• Gjennomgang av språklig etterlevelse

• Pilotprosjekter for oversettelsesflyt

• Menneskekvalitetssikret oversettelse

• Terminologi- eller kvalitetsgjennomgang

• Relaterte rådgivningstjenester

I denne rollen:

• Handler vi kun etter kundens dokumenterte instrukser

• Bruker vi dataene kun til å levere den avtalte tjenesten

• Bruker vi ikke kundedata til opplæring av KI-modeller

• Begrenser vi tilgangen til personer som har behov for den i oppdraget

• Bruker vi Microsoft 365-tjenester for kontrollert dokumenthåndtering, inkludert Microsoft Forms, SharePoint, Microsoft Lists, Power Automate, Outlook, Teams og OneDrive der det er hensiktsmessig

• Er vår Microsoft-tenant konfigurert med Norge som dataregion

• Sletter eller tilbakefører vi kundedata i henhold til kontrakten og databehandleravtalen

• Bistår vi kunden med å besvare forespørsler fra registrerte der det er påkrevd

De detaljerte vilkårene er fastsatt i databehandleravtalen som signeres med kunden før behandlingen starter.

Dersom dine personopplysninger fremgår av dokumenter som er sendt til ClearNord av en kunde, bør du normalt kontakte den aktuelle kunden for å utøve dine rettigheter. Vi vil bistå kunden etter behov.

12. Hvordan vi bruker KI

ClearNord arbeider med KI-støttet oversettelse, språklige arbeidsprosesser og styringsrådgivning. Vi har en forsiktig tilnærming når personopplysninger er involvert.

Våre prinsipper er:

• Vi bruker ikke offentlige forbrukerverktøy for KI til å behandle kundedokumenter som inneholder personopplysninger. Eventuelle unntak vil kreve kundens skriftlige instruks, en juridisk vurdering, dokumenterte sikkerhetstiltak og egnede avtalevilkår.

• Vi tillater ikke at kundedata brukes til opplæring av KI-modeller.

• Vi bruker menneskelig kvalitetssikring for oversettelser og språkrelaterte leveranser der kvalitet, kontekst, tone, juridisk betydning eller risiko knyttet til offentlig kommunikasjon er av betydning.

• Vi tar ikke avgjørelser som utelukkende er basert på automatisert behandling, og som har rettslige eller tilsvarende betydelige virkninger for enkeltpersoner.

• Der KI-behandling kan utgjøre en høy risiko for enkeltpersoner, vurderer vi om det er nødvendig å gjennomføre en vurdering av personvernkonsekvenser (DPIA).

Våre KI-verktøy, vår infrastruktur og våre underdatabehandlere kan endre seg etter hvert som ClearNord utvikler seg. Vi vil oppdatere denne erklæringen og våre kundeavtaler ved behov.

13. Dine rettigheter

Du har rettigheter etter GDPR og den norske personopplysningsloven.

Avhengig av situasjonen kan du ha rett til å:

• Kreve innsyn i dine personopplysninger

• Kreve retting av ufullstendige eller uriktige opplysninger

• Kreve sletting

• Kreve begrensning av behandlingen

• Protestere mot behandling som baserer seg på berettigede interesser

• Trekke tilbake samtykke

• Kreve dataportabilitet

• Protestere mot direkte markedsføring

• Ikke bli gjenstand for en avgjørelse som utelukkende er basert på automatisert behandling, herunder profilering, som har rettsvirkning for eller på tilsvarende måte i betydelig grad påvirker deg

For å utøve dine rettigheter, kontakt oss på:

privacy@clearnord.no

Vi svarer normalt innen én måned. Dersom en forespørsel er kompleks, kan vi forlenge svarfristen i samsvar med GDPR.

Vi kan be deg om å bekrefte identiteten din før vi besvarer forespørselen.

14. Klager

Dersom du mener at vi ikke har håndtert personopplysningene dine på en korrekt måte, kan du kontakte oss på:

privacy@clearnord.no

Du har også rett til å klage til Datatilsynet.

15. Kontaktpunkt for personvern

ClearNord har ikke oppnevnt et formelt personvernombud (DPO) på nåværende tidspunkt. Basert på vår nåværende størrelse, tjenester og behandlingsaktiviteter, vurderer vi det slik at en formell oppnevning av personvernombud ikke er obligatorisk per nå.

Vi vurderer dette fortløpende etter hvert som våre tjenester, kunder og behandlingsaktiviteter utvikler seg, særlig dersom vi påbegynner behandling av sensitive opplysninger eller særlige kategorier av personopplysninger i større skala.

Personvernspørsmål håndteres av:

Adam Taha, Daglig leder

privacy@clearnord.no

16. Barn

Vår nettside og våre tjenester er ikke rettet mot barn. Vi samler ikke bevisst inn personopplysninger fra barn via vår nettside eller våre kontaktskjemaer.

Dersom du tror at et barn har oppgitt personopplysninger til oss, vennligst kontakt oss på privacy@clearnord.no.

17. Endringer i denne erklæringen

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen når våre tjenester, verktøy, leverandører eller juridiske forpliktelser endres.

Den nyeste versjonen vil alltid være tilgjengelig på clearnord.no. Datoen for «Sist oppdatert» viser når erklæringen sist ble endret.

Ved vesentlige endringer som påvirker kunder eller pågående tjenester, vil vi gi varsel der det er påkrevd.

18. Kontakt

ClearNord AS

Karl Johans gate 25

0159 Oslo

Norge

Organisasjonsnummer: 936 547 435

Kontaktperson for personvern: privacy@clearnord.no

Generell kontakt: support@clearnord.no

Tilsynsmyndighet: Datatilsynet

Nettside: datatilsynet.no